4 dicas para fazer reunião online

Nesse mundo atarefado de hoje, reunir uma equipe no mesmo horário e local para fazer uma reunião pode ser algo um tanto quanto trabalhoso – e caro. Com o avanço da tecnologia, isso nem é mais necessário, inclusive.

Fazer reuniões online não é só mais uma alternativa à presencial, mas sim, a primeira opção para muitas empresas. Isso porque não é preciso deslocar todos os funcionários para um mesmo lugar, o que diminui os custos de transporte e otimiza as horas trabalhadas de todo o mundo. O tempo que um colaborador estaria perdendo no trânsito indo até a reunião pode ser utilizado para terminar um relatório ou mesmo para fazer outra reunião importante!

Apesar de prática, a reunião online exige um pouco mais de disciplina para que não sai do controle e nem do foco – e aí, sim, se transformar em uma perda de tempo.

Veja abaixo 4 dicas para uma reunião online de sucesso:

1.Escolha a ferramenta adequada

Antes de convocar uma reunião online, é importante definir a ferramenta que será utilizada (e testá-la antes). Para essa escolha, deve-se levar em conta a verba da empresa e o nível de confidencialidade da reunião.

– Ponto a ponto: é a forma mais simples e comum, que exige apenas uma boa conexão de internet e equipamentos de áudio e vídeo, como o Skype, por exemplo. A vantagem é que é uma forma prática, barata e fácil, mas não possui grandes sistemas de segurança de informações e há falhas de conexão.

– Multiponto: nesse modelo, vários colaboradores podem participar com acesso eficiente a chat, áudio e vídeo. Além da qualidade da conexão, são ferramentas que possuem proteção à informação e fornecem senhas de acesso somente para convidados.

– Vídeoconferência na nuvem: utiliza a infraestrutura de terceiros com data centers em diversas regiões do mundo e funciona com alta eficiência. Também possui fortes sistemas de segurança.

– Salas imersivas: são ambientes que mais se parecem com o presencial, dando uma sensação maior de que as pessoas estão cara a cara. Possuem alta qualidade de imagem e som e telas de alta resolução que proporcionam a experiência da imersão.

2. Prepare uma pauta

Se em uma reunião com todo mundo na mesma sala é fácil fugir do foco, imagina quando está cada um em um canto. Por isso, o primeiro passo para garantir a eficiência de cada minuto despendido na reunião à distância é ter uma pauta bem feita. A ideia é que ela seja enviada por e-mail antes da reunião para que todos os envolvidos se preparem com antecedência. Ela deve conter, essencialmente:

– Objetivo principal: para que todos estão reunidos? É preciso chegar a alguma conclusão, como, por exemplo, a verba de marketing para uma campanha, ou para discutir as metas do mês passado? Nesse caso, o que se pretende com essa discussão? Traçar novas metas? Deixe bem claro para todos os envolvidos onde a reunião deve chegar.

– Quem vai comandar: defina quem vai liderar a reunião. Assim, todo mundo entra na conversa já sabendo quem vai guiar o assunto e monitorar o tempo e fica mais fácil para manter a ordem, uma vez que, como não estão todos se olhando e vendo as expressões corporais uns dos outros, ajuda a evitar interrupções.

– Tópicos abordados: deixe claro quais serão os assuntos abordados e tente se ater ao que foi planejado para não perder o foco durante a reunião. Também é importante separar um tempo específico para cara tópico, assim, evita-se o risco de não concluir o objetivo principal da reunião por falta de tempo.

– Tempo livre: deixe espaço para as pessoas fazerem perguntas, sugestões ou darem suas opiniões. Afinal, se não tiver a participação dos colaboradores, qual o ponto de reunir todo mundo, né? Principalmente por ser à distância, é fundamental que todos se sintam envolvidos e prestigiados durante a reunião com tempo hábil para exporem suas ideias.

3. Faça um mapa mental

Mapas mentais, como o MindMeister, são excelentes ferramentas que ajudam a visualizar o que está sendo/foi discutido durante a reunião. Para deixar todo mundo no mesmo barco durante todo o tempo, uma sugestão é ir montando o mapa ao vivo na tela compartilhada com os participantes conforme os assuntos e resoluções forem acontecendo.

Os mapas mentais também podem ser enviados como resumo no pós-reunião. É um big picture de tudo o que foi tratado.

4. Mantenha um ritmo de conversa

Ao fazer reuniões à distância, é importante falar mais devagar e não interromper a fala do outro. Ao invés de simplesmente começar a falar de repente, como fazemos quando estamos em uma reunião presencial, é importante sinalizar antes para não gerar bagunça. Defina qual será a forma de fazer isso, que pode ser enviando uma mensagem no chat ou falando “comentário”, por exemplo. Assim, todos veem que alguém tem algo a dizer e criam um espaço para isso.